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実務で役立つビジネス英語メールの書き方と例文集

Business

はじめに

こんにちは、皆さん!ビジネスシーンでメールのやり取りって本当に重要ですよね。

正確で丁寧な英語のメールを送ることで、相手にプロフェッショナルな印象を与えることができ、ビジネスのやり取りもスムーズに進むようになります。

今日は、そんなビジネス英語のメールをうまく書くためのポイントを紹介していきます。具体的な例文も交えながら、わかりやすく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネス英語メールの書き方

まず、メールの始め方についてです。どんな挨拶が適切か、また、相手に敬意を示すための表現などをお伝えします。

初めての相手やビジネスパートナーへのメールでは、最初の一言がとても大事ですからね。

挨拶と導入

件名は簡潔に

件名はメールの内容を簡潔に伝える重要な部分です。具体的でわかりやすい件名を心がけましょう。

例:
Subject: Request for Business Meeting on July 5th(件名: 7 月 5 日の商談依頼)
Subject: New Product Proposal for Your Review(件名: ご検討いただくための新製品提案)

下記、ビジネスメールでよく使われる件名に関連する英語フレーズをいくつか紹介しています!

以下のフレーズは、ビジネスコミュニケーションでのメールの主題を明確にするのに役立ちますよ!

1. Regarding [Subject/Topic] – ~に関して
2. Request for [Action/Information] – ~についての要求
3. Confirmation of [Event/Meeting] – ~の確認
4. Follow-up on [Previous Correspondence/Meeting] – 前回の連絡/会議のフォローアップ
5. Update on [Project/Issue] – プロジェクト/問題に関する最新情報
6. Proposal for [Project/Initiative] – プロジェクト/取り組みに関する提案
7. Response to [Question/Request] – 質問/要求への回答
8. Invitation to [Event/Meeting] – イベント/会議への招待
9. Urgent: [Issue/Action Required] – 緊急: 行動が必要な問題
10. Feedback on [Proposal/Document] – 提案/文書に対するフィードバック

丁寧な挨拶を

受け手に対する礼儀を示すため、丁寧な挨拶から始めましょう。下記、フォーマルな挨拶とカジュアルな挨拶の例です!担当者名が不特定また不明な場合は「To Whom It May Concern(担当者様へ)」を使うとよいですよ!また定型文の挨拶後のメールの始まりに使うフレーズもご紹介します!

・フォーマルな挨拶

Dear [Name],([Name]様へ)
Dear Sir/Madam,(担当者様へ)
*男性にはMr.を、女性にはMs.を使用
To Whom It May Concern,(関係者各位/担当者様)

・カジュアルな挨拶

Hi [Name],(こんにちは、●●さんへ)
Hello [Name],(こんにちは、●●さんへ)
*「Hi」よりも少しフォーマル

・メールの始まり

I hope this email finds you well.(ご健勝のことと存じます。/お世話になっています)
I hope you are doing well.(元気にしていますか?/調子はどうですか?)
I am writing to you regarding…(●●の件に関して、ご連絡申し上げます。)

本文の構成

目的を明確に+簡潔かつ具体的に

メールの冒頭で目的を明確に伝えましょう。何についてのメールかを一目で理解してもらうことが重要です。また、メールの内容は簡潔で具体的に書きましょう。長文は避け、ポイントを明確に伝えることが大切です。以下に本文の内容を伝えるのに使えるフレーズを紹介します!

依頼・リクエスト

I would like to request…(~をお願いしたいと思います。)
Could you please provide…(~を提供していただけますか。)
We would appreciate it if you could…(~していただけるとありがたいです。)

情報提供

I am pleased to inform you that…(~をお知らせいたします。)
We would like to update you on…(~についてご報告させていただきたいと思います。)
Please find attached…(添付ファイルをご参照ください。)

提案

I would like to propose…(~を提案したいと思います。)
We suggest that…(~することを提案します。)
It might be beneficial to…(~することが有益かもしれません。)

確認・フォローアップ

I am writing to follow up on…(~についてフォローアップさせていただきます。)
Just a quick reminder about…(~についてのお知らせですが、念のためお伝えします。)
I would appreciate it if you could confirm…(~を確認していただけるとありがたいです。)

結びの言葉

丁寧な結びの言葉を

メールの最後には、感謝の気持ちや期待する行動を示す丁寧な結びの言葉を入れましょう。We appreciate~などThank you以外のフレーズも覚えてバリエーションも増やしていきましょう!結びの言葉は日本語の「よろしくお願いします」や「敬具」を意味します。

感謝の表現

Thank you for your time and consideration.(ご対応いただき、ありがとうございます。)
We appreciate your prompt response.(迅速なご返信、ありがとうございます。)
Thank you for your understanding.(ご理解いただき、ありがとうございます。)

フォーマルな結び

Sincerely,
Best regards,
Yours faithfully,

カジュアルな結び

Best,
Kind regards,
Thanks,

署名を忘れずに

署名には、自分の名前、役職、連絡先を含めるようにしましょう。以下配列の一例です。

署名例

[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Your Email Address]
[Your Phone Number]

ビジネス英語メール文章の具体的な例文

以下で具体的なビジネスメールの文章例文をご紹介します!ぜひ参考にしてみてくださいね!

イベントへの招待

Subject: Invitation to Networking Event on July 15th

Dear Mr. Johnson,

I hope this email finds you well.

We are delighted to invite you to our upcoming networking event scheduled for July 15th at 6:00 PM at The Grand Hotel. This event provides an excellent opportunity to connect with industry leaders and discuss potential collaborations.

Please find attached the event agenda for your reference. Kindly RSVP by July 8th to confirm your attendance.

We look forward to welcoming you to the event!

Best regards,

Emily Davis
Events Coordinator
Prestige Events Ltd.
emily.davis@prestigeevents.com
(555) 123-4567

日本語訳:

件名: 7月15日のネットワーキングイベントへの招待

ジョンソン様

いつもお世話になっております。

7月15日午後6時にグランドホテルにて開催予定のネットワーキングイベントにご招待申し上げます。このイベントは業界のリーダーとのつながりを深め、潜在的な共同プロジェクトについて話し合う絶好の機会とななっております。

添付のイベントアジェンダをご参照ください。参加確認のため、7月8日までにご返信いただけますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

イベントでお会いできることを心より楽しみにしております。

敬具

エミリー・デイビス
イベントコーディネーター
プレスティージ・イベンツ株式会社
emily.davis@prestigeevents.com
(555) 123-4567

⓶仕事の進捗報告

Subject: Progress Report on Project Alpha

Hello Team,

I hope you’re all doing well.

I’m writing to provide an update on the progress of Project Alpha. As of this week, we have completed the initial phase of development and are proceeding according to the established timeline. The next milestone is scheduled for completion by the end of next month.

Attached to this email, you will find a detailed report outlining key achievements, challenges encountered, and next steps. Please review it at your earliest convenience and let me know if you have any questions or require additional information.

Thank you for your attention to this matter. Looking forward to your feedback.

Best regards,

Michael Lee
Project Manager
Beta Solutions
michael.lee@betasolutions.com
(123) 456-7890

日本語訳:

件名: プロジェクトアルファの進捗報告について

チームの皆様

お世話になっております。

本日は、プロジェクトアルファの進捗報告をお知らせするためにメールさせていただきます。今週現在、開発の初期段階を完了し、計画通りに進行しております。次の中間目標は来月末までに完了する予定です。

このメールに添付している詳細なレポートには、主な成果、課題、および次のステップが記載されています。ご都合の良い時にご確認いただき、ご質問や追加情報の必要があればお知らせください。

ご確認いただきありがとうございます。
ご意見をお待ちしております。

敬具

マイケル・リー
プロジェクトマネージャー
ベータソリューションズ
michael.lee@betasolutions.com
(123) 456-7890

まとめ

以下本記事のまとめです!

成功するためのポイント

  1. 件名は簡潔に
    • 件名はメールの内容を簡潔に伝える重要な部分です。具体的でわかりやすい件名を心がけましょう。
  2. 丁寧な挨拶を
    • 受け手に対する礼儀を示すため、丁寧な挨拶から始めましょう。
    • 例: “Dear Mr. Smith,” / “Hello Ms. Johnson,”
  3. 目的を明確に
    • メールの冒頭で目的を明確に伝えましょう。何についてのメールかを一目で理解してもらうことが重要です。
  4. 簡潔かつ具体的に
    • メールの内容は簡潔で具体的に書きましょう。長文は避け、ポイントを明確に伝えることが大切です。
  5. 丁寧な結びの言葉を
    • メールの最後には、感謝の気持ちや期待する行動を示す丁寧な結びの言葉を入れましょう。
    • 例: “Thank you for your time and consideration.” / “I look forward to your response.”
  6. 署名を忘れずに
    • 署名には、自分の名前、役職、連絡先を含めるようにしましょう。

この記事を読めば、ビジネス英語のメールがグッと書きやすくなり、自信を持って送信できるようになるはずです。メールの始め方から本文の構成、そして締めくくり方まで、具体的なポイントと例文を参考にして、ぜひ実際のビジネスシーンで活用してみてください。それでは、皆さんのビジネスメールライティングがうまくいくことを願っています!

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